Il calcolo dei carichi di lavoro è un’attività complessa, che richiede più passaggi, ma che è indispensabile per evitare di distribuire il lavoro in iniquo e creare così malumori tra i collaboratori di Studio.
Mappatura dei clienti
La mappatura dei clienti è la prima attività da svolgere nel calcolo dei carichi di lavoro.
Molti Studi sono sprovvisti di un elenco clienti aggiornato e completo di tutte le informazioni necessarie alle varie fasi del lavoro: dati anagrafici, di contatto, tipo di attività da svolgere, esigenze particolari, risorsa interna responsabile.
Il file di mappatura dei clienti deve essere creato, dato in gestione alla persona che si occupa dell’onboarding dei clienti e messo a disposizione di tutti i collaboratori, affinché sia sempre possibile risalire al responsabile del cliente.
Mappatura delle necessità
Il file della mappatura permette anche di valutare le necessità, ordinarie e straordinarie, di tutti i clienti.
I commercialisti, nella mia esperienza, sono i professionisti che più spesso si trovano a dover lavorare sui carichi di lavoro dei collaboratori. Per loro è importante distinguere tra clienti di diverso tipo, ad esempio società o forfettari, con diversi adempimenti, come ordinari o semplificati, o frequenza, mensili e trimestrali, oltre a valutare se la contabilità sia interna o esterna, o richiedano adempimenti particolari, come la liquidazione dell’IMU.
Già un file Excel che disegni la mappa dei clienti, mettendo in luce le necessità aggregate dei clienti, mostra il carico di lavoro di Studio in determinati periodi dell’anno e/o su determinate attività.
Scansione temporale
Non tutte le attività hanno lo stesso peso ogni giorno dell’anno: alcune sono mensili, altre trimestrali, altre annuali.
Ogni attività va ripetuta per tante volte quante è necessario svolgerle in un anno, tenendo anche e soprattutto presente il periodo dell’anno in cui va svolta.
Tempo necessario
La corretta gestione del tempo, e delle attività svolte nel tempo a disposizione, permette di avere poi disponibilità di informazioni sul tempo effettivo necessario per lo svolgimento dei diversi task.
Una tale consapevolezza, da costruirsi nel corso di uno o due anni di attività, permette di prevedere l’anticipo necessario per il rispetto delle singole scadenze, di quotare il giusto forfait ad ogni cliente e di stimare con ragionevole certezza il carico derivante da ogni cliente o da ogni attività.
Consapevoli del fatto che le medesime attività possono richiedere pochissimo o tantissimo tempo a seconda del cliente, poter partire da una media è già un passo avanti verso la corretta distribuzione dei carichi di lavoro.
Matrice delle competenze
Così come ogni cliente ha necessità diverse, che siano ordinarie o straordinarie, ogni collaboratore ha competenze diverse.
A fronte del commercialista esperto, in grado di svolgere le mansioni più di concetto, vi è la giovane neodiplomata, in grado di portare a termine soltanto i compiti più semplici. Tra l’uno e l’altro estremo si pongono gli altri collaboratori, con esperienze, attitudini e formazione diversa.
Dopo la mappatura dei clienti e delle attività da svolgere per ogni cliente (o tipo di cliente) è il momento di fare i conti con le competenze disponibili in Studio: ci sono abbastanza persone in grado di svolgere l’attività? Tutte le esigenze sono coperte o è necessario fare ricorso a competenze di professionisti o collaboratori esterni? Quanto possono essere pagate queste figure interne? Conviene cercare una risorsa da assumere o ha senso mantenere collaborazioni più flessibili?
Aggiornamento costante
Naturalmente, seppure possa essere impostata all’inizio di ogni anno, la distribuzione dei carichi di lavoro è un’attività che va rivista costantemente, nel momento in cui si acquisisce o si perde un cliente, nel momento in cui entra o esce un collaboratore, o aumenta o riduce le ore di lavoro, e nel momento in cui si palesa una nuova opportunità in termini di servizi da offrire.
Anche gli stessi collaboratori e professionisti dovrebbero seguire un percorso di crescita professionale che li porti ad acquisire nuove competenze, le quali rendono disponibile una maggiore competenza, mentre il tempo può essere sempre fornito da personale nuovo e con meno esperienza.
Conclusioni
La distribuzione dei carichi di lavoro è un’attività che può essere svolta a sensazione, certo, o sulla scorta di lamentele o resistenze, ma un lavoro oggettivo ed efficiente non può prescindere dalla valutazione di cosa sia necessario fare e di chi sia in grado di farlo.
