Davanti ai numeri, alcuni sono attirati come gli orsi dal miele, mentre altri fuggono.
Ma se il fatturato è vanità, l’utile è ragionevolezza e la cassa è realtà, occorre fare pace con i numeri, o perlomeno con il concetto che rappresentano, per avere una misura dell’andamento dello studio ed obiettivo concreto da perseguire.
Cosa si intende per cash flow
Il cash flow, anche detto flusso di cassa, è la differenza tra le entrate e le uscite.
Non corrisponde all’utile, che fotografa la situazione a livello teorico e in un dato momento (un anno, un trimestre, ma anche un progetto), bensì tiene conto della situazione dinamica della cassa, con le sue entrate e le sue uscite.
Ogni studio professionale ha i suoi picchi, in alto e in basso: in uno studio notarile, ad esempio, luglio è periodo di alto numero di atti da stipulare, quindi più entrate rispetto al solito, ma anche periodo di quattordicesime, quindi maggiori uscite.
Questi due elementi, è chiaro, riguardano il cash flow, non l’utile, che ha a che fare con i costi imputabili e con i ricavi imputabili al periodo in esame.
Perché è importante il cash flow
In un mondo ideale, non esistono crediti da recuperare, non esistono uscite impreviste, non esistono picchi.
Nel mondo reale, come avrebbe detto la mia professoressa di economia aziendale, ci sono vacche magre e vacche grasse.
L’imprenditore, e quindi il professionista, quando svolga l’attività di impresa che è la gestione della sua azienda di servizi, cioè lo studio professionale, deve affrontare le vacche grasse sapendo che arriverà anche il tempo di quelle magre, e viceversa.
A parziale semplificazione della valutazione del cash flow, nella gestione di uno studio professionale non hanno rilevanza le rimanenze di magazzino: i beni di uso quotidiano e di consumo, quali computer e cancelleria pesano ben poco, il loro consumo e deterioramento è in larga parte prevedibile e tendenzialmente una spesa imprevista per queste voci è sempre affrontabile.
Al netto di piccoli imprevisti, monitorare il cash flow, saperlo fare e volerlo fare, almeno a grandi linee, è fondamentale per la corretta gestione dello studio, per non trovarsi mai ad affrontare i periodi di vacche magre dopo aver troppo gozzovigliato in periodi di vacche grasse.
Le spese programmate e l’autofinanziamento
Uno dei primi indicatori di sofferenza di un’azienda, così come di uno studio professionale, è la non capacità di autofinanziarsi.
Uno studio che deve ricorrere a capitali esterni per sostenere spese momentaneamente più elevate è uno studio che deve necessariamente prendere in mano il proprio cash flow ed affrontarlo in maniera responsabile, perché, indipendentemente dall’utile, un periodo di due, tre mesi in cui non si riesca a far fronte al pagamento degli stipendi dei collaboratori, la voce di spesa più alta per uno studio, può mettere in seria difficoltà numerose famiglie, nonché la reputazione dello studio e la sua sostenibilità sociale.
Questa è una situazione in cui rischiano di incorrere tutti quegli studi che, per gentilezza o ingenuità, concedono eccessive dilazioni di pagamento ai propri clienti, sottraendo liquidità preziosa al pagamento degli stipendi, o dei fornitori oppure ancora al pagamento delle imposte.
Gli stipendi, al netto di eventuali straordinari ed eventi particolari, sono spese programmate: all’inizio dell’anno, uno studio professionale sa, con ragionevole precisione, a quanto ammonterà la maggior voce di costo, conoscendone con precisione anche le date di pagamento e i momenti in cui questa voce sarà circa raddoppiata, cioè in occasione del pagamento di quattordicesime e tredicesime.
Metodi di autofinanziamento da parte dello studio per non farsi cogliere impreparato dalle mensilità aggiuntive può consistere nel richiedere una dilazione dei pagamenti ai fornitori che cadono nello stesso periodo, oppure il costante e metodico accantonamento, nei mesi precedenti, di una quota parte di quella maggior uscita che si dovrà affrontare.
Come tenere sotto controllo il cash flow
Non c’è limite al miglioramento e sono disponibili risorse tecnologiche così come competenze tecniche specifiche, ma anche un semplice foglio Excel può essere un ottimo metodo per iniziare.
Con un estratto conto alla mano e facendo mente locale per tutto ciò che non compare o che non è chiaramente desumibile dall’estratto conto, si può iniziare a riportare sul foglio Excel l’elenco di tutte le spese da affrontare: su base mensile, su base annuale, su base, addirittura, pluriennale (ad esempio per sostituzione di computer non noleggiati nè acquistati in leasing).
Da lì, è tutto perfezionamento e aggiunta di dettagli: ogni mese occorre verificare se le stime erano accurate, se tutte le voci previste sono state addebitate, se ne è sfuggita qualcuna, se gli importi previsti erano corretti; si può decidere di andare sempre più nel particolare (ad esempio, negli importi) o sempre più nel generale (ad esempio, nelle finestre di tempo).
Mano a mano che si compilano le previsioni delle uscite, dovrebbero essere compilate le previsioni delle entrate: per i professionisti che hanno clienti con pagamenti ricorrenti, come commercialisti e consulenti del lavoro, è più facile, mentre per chi ha entrate non programmabili, perché dipendono, ad esempio, dal numero di atti stipulati (per un notaio), questo strumento è utile per avere una prima, grossolana, spannometrica idea di quanto serva fatturare nel mese e quindi fungere da stimolo per la ricerca di clienti.
