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I 5 perché e il poka yoke

da | Ott 28, 2021 | Organizzazione, Sistema di qualità ISO 9001

I 5 perché e il poka yoke sono due strumenti che possono aiutare nella ricerca, o nella soluzione, di un problema.

I 5 perché

Inventato da Sakichi Toyoda, il metodo dei 5 perché è utile per andare alla ricerca della radice di un problema.

Il funzionamento del metodo dei 5 perché è, all’apparenza, molto semplice.

Il funzionamento del metodo

Il meccanismo di base prevede di chiedersi perché sia successa una determinata cosa, poi di chiedersi perché sia avvenuta la cosa che è stata individuata con il perché precedente, e così all’indietro fino ad individuare la il motivo alla radice.

Ad esempio:

Perché ho fatto ritardo? Perché sono uscita tardi (primo perché).

Perché sono uscita tardi? Perché non ero pronta per tempo (secondo perché).

Perché non ero pronta per tempo? Perché ho dovuto decidere cosa indossare (terzo perché).

Perché dovuto decidere cosa indossare? Perché non l’avevo pianificato la sera prima (quarto perché).

Perché non l’avevo pianificato la sera prima? Perché ci ho pensato quando ero troppo stanca e volevo solo andare a dormire (quinto perché).

Soluzione: per non arrivare tardi, il giorno precedente, prima di essere troppo stanca, magari prima di cena, devo dedicare qualche minuto alla preparazione dell’abbigliamento per il giorno dopo.

Le criticità

I perché potrebbero essere anche più di 5: potrebbero bastarne 3 così come esserne necessari 7, e più si va indietro più possono differenziarsi le conclusioni a cui si giunge, senza necessariamente trovare un problema di base e, di conseguenza, una soluzione.

Perché ho fatto ritardo? Perché sono uscita tardi (primo perché).

Perché sono uscita tardi? Perché non ero pronta per tempo (secondo perché).

Perché non ero pronta per tempo? Perché ho dormito troppo (terzo perché).

Soluzione alternativa, non per forza ottimale: alzarmi prima.

Esiste, naturalmente, la possibilità che, a parità di perché, due persone diverse giungano a soluzioni diverse. Il metodo dei 5 perché non è scientifico e si basa solo su ciò che si sa, sui problemi conosciuti, senza che sia possibile scoprire fattori nuovi.

Le soluzioni

Per poter supportare il metodo dei 5 perché, da quando è stato inventato sono state aggiunte alcune regole utili ad evitare il rischio di farsi domande a vuoto: tendere sempre alla ricerca del processo che non ha funzionato; non inserire tra le risposte ai perché i soldi insufficienti; indietreggiare sempre a step omogenei.

Il poka yoke

Ci sono alcuni piccoli errori che possono avere conseguenze di portata inaspettatamente ampia, come confondere lo zucchero con il sale e scegliere il contenitore sbagliato da cui attingere nella preparazione del caffè.

La stessa logica vale anche per i problemi sul lavoro: un semplice zero di troppo può creare danni gravi.

Il poka yoke è un metodo per svolgere operazioni a prova di errore.

Un esempio di soluzione poka yoke sta nel fatto che le pistole per l’erogazione della benzina sono più piccole rispetto alle pistole per l’erogazione del gasolio, rendendo possibile inserire benzina nei motori diesel ma non il contrario e limitando i danni che si possono causare sbagliando carburante.

Per tornare, invece, all’esempio iniziale, posso determinare di mettere un ometto in bagno, che deve già avere i vestiti per il giorno dopo nel momento in cui vado in bagno a lavarmi le mani per la cena. Se l’ometto è vuoto, non ho preparato i vestiti.

Il poka yoke sta alla base anche dei controlli automatici di tanti dati che vengono inseriti sui siti o sui software, come la lunghezza di una stringa, ad esempio dei codici fiscali, o il suo formato, come per il caso degli indirizzi email.

Una soluzione poka yoke ben pensata permette di evitare un errore frequente, magari individuato mediante il metodo dei 5 perché, attraverso l’adozione di una soluzione tanto semplice quanto intelligente, che rende difficile, se non impossibile, continuare l’azione e commettere l’errore, oppure non accorgersi di averlo commesso.

Esempi di poka yoke

Prima di iniziare a pensare a quale sia il poka yoke migliore per risolvere un problema è necessario individuare quali siano gli errori che necessitano di una soluzione poka yoke.

Idealmente, torna utile il principio di Pareto: l’80% dei problemi deriveranno dal 20% degli errori.

Individuato questo 20% di errori, per individuare la soluzione può essere adottato uno di questi esempi di poka yoke.

Il primo tipo prevede una logica di contatto, ed è l’esempio dell’erogatore del gasolio. Fisicamente, due parti che non devono entrare in contatto non sono compatibili, o non hanno lo stesso colore.

Il secondo tipo prevede che ci sia un valore fisso: quante volte è stata compiuta una determinata azione? Questo è alla base della logica di montaggio dei mobili Ikea, per cui una vite avanzata segnala un problema nel processo di assemblaggio.

Il terzo tipo è quello delle fasi di lavoro, che in uno studio professionale potrebbe essere applicato, idealmente, richiedendo che ogni persona che svolge la propria parte in un processo debba siglare un foglio della pratica o riportare un dato in una tabella, oppure ancora spuntare una checklist mano a mano che vengono richiesti o ottenuti documenti o informazioni.

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