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I 7 sprechi del tuo studio professionale: li conosci tutti?

da | Mar 23, 2021 | Business process, Organizzazione

Muda, in giapponese, identifica le attività inutili o che non aggiungono valore: gli sprechi.

Prima di iniziare qualsiasi azione correttiva e migliorativa in uno studio, così come in qualsiasi organizzazione lavorativa, occorre svolgere un’analisi diretta all’individuazione degli sprechi.

Difetti.

“Chi non lavora non sbaglia”, recita il proverbio. È inevitabile che alcuni errori vengano fatti, è un imprevisto prevedibile.

Vanno assolutamente monitorati, però, tipo e frequenza di errori, per individuarne causa e soluzione.

Un errore tipico all’interno di uno studio notarile potrebbe essere, ad esempio, l’invio di una copia autentica senza gli allegati o senza l’indicazione degli estremi, mentre per lo studio di un commercialista potrebbe essere l’invio di una lettera di assunzione con i dati sbagliati.

Errori di questo tipo comportano sprechi di tempo per ricevere la segnalazione dell’errore e per la riemissione del documento (si spera) corretto, sprechi che si riverberano anche sul cliente, il quale ne trae anche un’impressione di scarsa professionalità e attenzione.

Sovrapproduzione.

Con il termine sovrapproduzione si fa riferimento alla produzione di beni non ancora richiesti dal cliente.

In uno studio professionale questo tipo di spreco è individuabile nella stampa e nell’emissione di copie cartacee non richieste.

Documenti forniti in duplice copia al cliente senza che questi ne abbia fatto esplicita richiesta e senza aver proposto la copia digitale, stampe di email e di fogli inutili sono esempi di sovrapproduzione in un ufficio.

Movimentazioni e trasporti.

Gli studi professionali non hanno merci né trasporti da effettuare, nulla che possa essere danneggiato o perso per strada.

Questo muda, però, può realizzarsi con le cartelline dei clienti o delle pratiche e con tutto ciò che contiene documenti in originale.

Il trasporto di una pratica da una stanza all’altra o da una sede all’altra durante la lavorazione non aggiunge alcun valore al servizio reso al cliente e, anzi, rischia di sottrarne, in caso di danneggiamento o smarrimento di documenti originali.

Una perdita del documento, al contrario, aggraverebbe di costi lo studio, che si troverebbe nelle condizioni di dover richiedere l’emissione di un nuovo originale, laddove possibile, con conseguente brutta figura nei confronti del cliente.

Attese.

Le attese sono il tempo sprecato da una risorsa mentre aspetta che la macchina finisca la sua attività.

In uno ufficio, l’attesa è data dal tempo che le persone attendono mentre il computer si accende o elabora un file, oppure dal tempo che passano davanti alla stampante per stampe o fotocopie.

In uno studio, il computer è il principale strumento di lavoro: ritardarne sostituzioni e aggiornamenti con l’illusione di un risparmio comporta solo uno spalmarsi dei costi, sotto forma di spreco di tempo.

Un’altra accezione di attesa è quella che riguarda i prodotti pronti e non ancora venduti: nel caso di uno studio professionale, possono essere rappresentati dalle pratiche completate e non ancora inviate al cliente, oppure dalle note proforma emesse ed in attesa di essere incassate.

Movimenti inutili.

I movimenti inutili sono quelli che le persone compiono all’interno del luogo in cui lavorano, intesi sia come movimento, sia come tragitto all’interno di una stanza o da una stanza all’altra.

Il tipico esempio è il peregrinare verso la stampante per ritirare la stampa di un singolo foglio, magari con un errore, e che richiede che il viaggio venga ripetuto una seconda volta.

Un altro esempio potrebbe essere il movimento per raggiungere il citofono, per recuperare del materiale che è custodito lontano dalla scrivania o per andare a bere un bicchiere d’acqua.

Naturalmente, fare due passi all’interno dell’ufficio non fa male, anzi, aiuta a sgranchire le gambe e rinfrescare la mente. Ciò che rappresenta uno spreco è la situazione patologica, quella che rende scomodo e poco efficiente il lavoro delle persone.

Scorte eccessive.

Le scorte eccessive costituiscono un’immobilizzazione non necessaria.

In uno studio professionale, le scorte sono principalmente rappresentate dalla cancelleria: materiale stampato e non utilizzato, come carta intestata, buste intestate, biglietti da visita, che rappresentano ancor più uno spreco soprattutto quando queste diventano obsolete a causa di un cambio di indirizzo, di nome o di compagine sociale.

Un tipo di materiale costoso che viene solitamente immagazzinato è dato dal toner della stampante: è sufficiente tenere traccia della frequenza di sostituzione, degli alert della stampante o abituarsi ad acquistare una nuova cartuccia al momento della sostituzione (metti in uso quella che hai di scorta ed ordinane immediatamente una nuova).

Processi inefficienti.

I processi inefficienti e costosi sono quelli che sfruttano più risorse rispetto a quelle necessarie: processi di lavorazione inutilmente costosi, come le stampe di prova a colori, personale troppo qualificato (se pagato in virtù del grado di studi e non del lavoro chiamato a svolgere), servizio al cliente più dettagliato e particolareggiato di quanto abbia richiesto.

Va da sé che alcune attenzioni al cliente siano necessarie ed utili a valorizzarlo, ma un occhio alla loro ottimizzazione deve essere sempre presente: nel marketing, le campagne devono essere analizzate in base al ROI, l’acqua avanzata in sala riunioni può essere utilizzata per innaffiare le piante, i corsi di formazione erogati ai dipendenti devono essere utili al lavoro quotidiano o alla crescita professionale di chi li frequenta.

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