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I cinque livelli dello smart working.

da | Ago 18, 2020 | Organizzazione, Persone, Smart working, Tempo

Se per molti studi professionali lavorare in smart working è significato solo accedere alle mail da remoto e connettersi con metodi improvvisati ai computer fissi presenti in studio, inventando dall’oggi al domani un metodo di lavoro che non era fino a quel momento previsto, la fine del lockdown può essere il momento per iniziare a pensare sul serio a come trarre il massimo beneficio dalle esperienze vissute a livello globale.

Matt Mullenweg è uno che di “smart working” ne sa. Lui è il papà di WordPress, la piattaforma che fa girare oltre un terzo dei siti attualmente online, tra cui questo.

La società che sta dietro WordPress, Automattic, non ha un ufficio. Eppure, fa lavorare 1170 dipendenti ed è valutata 3 milioni di dollari.

In un’intervista rilasciata nel podcast Making Sense di Sam Harris, Matt Mullenweg ha illustrato i cinque livelli dello smart working. Mullenweg usa il termine “team distribuiti” per porre l’accento sulla mancanza di un ufficio, dai quali i team remoti si possano allontanare.

Primo livello: metodo di lavoro non organizzato.

Quando le organizzazioni operano nel primo livello dello smart working, i dipendenti sono in grado di barcamenarsi con il lavoro se si trovano a casa per un giorno.

L’accesso alla mail ed al gestionale da remoto è sufficiente per tenere la nave a galla, ma il grosso del lavoro verrà programmato per il momento del ritorno in ufficio.

Questa era la situazione di quasi tutti gli studi professionali nel periodo pre-Covid: equipaggiati per la sopravvivenza, anche solo avendo dotato alcune delle risorse delle password per gli accessi alla mail.

Secondo livello: replica online dell’ufficio.

Nel momento del lockdown, gli studi si sono organizzati ricreando l’ufficio nelle case dei dipendenti: usando i numeri di cellulare personali al posto del numero di studio, prevedendo un alto numero di fogli da stampare, richiedendo gli stessi orari di lavoro.

I dipendenti erano nell’impossibilità di lavorare serenamente, con l’aggravante del dover rispondere come ad un riflesso pavloviano a telefonate ed email per soddisfare il bisogno di controllo del titolare di studio che, spesso, non potendo vedere dal vivo i propri collaboratori davanti agli schermi, dava per scontata una loro inattività.

Terzo livello: adeguamento agli strumenti.

Una volta giunti al terzo livello, gli studi adattano il lavoro al mezzo informatico.

In questa fase, il lavoro viene svolto paperless (senza carta), con archivi e software in cloud accessibili da qualsiasi dispositivo ed in qualsiasi momento.

I dipendenti sono dotati di hardware specifici e non devono più accontentarsi del computer di casa, eventualmente condiviso con gli altri membri della famiglia.

La comunicazione asincrona inizia ad avere un ruolo importante.

Quarto livello: comunicazione asincrona.

Le chiamate sono ridotte al minimo, si prediligono le mail e i messaggi scambiati tramite Slack o altri sistemi di messaggistica istantanea.

Quando si lavora in studio e ci si rivolge ad un collega, di persona o chiamando l’interno, nella maggior parte dei casi non è per un’urgenza: una volta che si è instaurata l’abitudine alla comunicazione asincrona, via mail o messaggi, solo l’urgenza è manifestata attraverso la telefonata.

Togliere l’elemento di immediatezza alle comunicazioni mitiga altresì la componente emotiva, come il fastidio dato dall’interruzione, ed al contempo permette di dedicare la giusta concentrazione per fornire una risposta adeguata.

La comunicazione asincrona, che interrompe l’abitudine al bisogno di riscontro immediato, permette di raggiungere quello stato di flow necessario ai lavoratori intellettuali per fornire prestazioni di alto livello.

Ho raccontato dello stato di flow e di comunicazione asincrona in questa puntata del podcast: ho trattato anche dei diversi cronotipi e di come la maggior parte dei soggetti sia scarsamente produttivo in determinate ore della giornata.

Gli studi professionali che adottano lo smart working in questa modalità hanno fatto il passaggio dalla logica industriale del lavoro legato alla presenza o delle ore di lavoro al risultato.

Mullenweg sottolinea che le realtà in grado di lavorare in maniera asincrona, passando il testimone ai colleghi, che si occupano della richiesta quando hanno la giusta concentrazione, sono in grado di rendere tre volte di più rispetto ai team locali che richiedono la presenza dalle 9 alle 18.

Quinto livello: il Nirvana.

Quando uno studio professionale raggiunge il quinto livello dello smart working, è molto più produttivo di un qualsiasi studio professionale che richieda la presenza in ufficio.

Lo studio dovrà preoccuparsi di creare idonei momenti aggregativi di persona, per sostenere il senso di appartenenza al team, dovrà attivamente favorire la conversazione e lo scambio di idee ed opinioni attraverso i sistemi di messaggistica e fornendo al team idonei strumenti informatici e formazione per inibire i comportamenti pericolosi.

 

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