Gestire il tempo significa organizzare le proprie attività incasellandole all’interno di secondi, minuti, ore, giorni, settimane, mesi.
Messa così, sembra la cosa più semplice e logica del mondo.
Se dobbiamo dormire 8 ore per essere produttivi e al massimo delle nostre capacità, ne abbiamo 16 al giorno per fare ciò che dobbiamo fare.
Di quelle 16, verosimilmente un paio sono dedicate ai pasti e a tutto il rituale che li accompagna: preparazione, socializzazione, relax.
Le altre 14 sono diversamente distribuite secondo le esigenze di ciascuno, in base alla vita che ognuno si è costruito: chi ha figli dovrà occuparsi di loro, chi ha un cane dovrà portarlo a passeggio, gli amanti dello sport non rinunceranno a dedicare un’ora all’allenamento, e così via.
La nostra vita è scandita dalle attività che dobbiamo fare, mentre il resto dipende da noi, dalla capacità di ciascuno di organizzarsi e di autogestirsi.
Tra una notte e l’altra, tra un pasto e l’altro, dobbiamo barcamenarci tra telefonate, shopping, progetti, pulizie di casa, hobby, spostamenti: alcune cose sono inevitabili, altre no. Alcune dipendono direttamente da noi, altre no. In ogni caso, possiamo decidere se gestire il tempo o se farci gestire da esso.
La procrastinazione.
Il nemico numero uno della produttività e della gestione del proprio tempo è la procrastinazione: la tendenza a distrarsi con qualsiasi cosa, spostando sempre più in là nel tempo un’attività che dobbiamo compiere.
Per quanto possano sembrare collegate, la procrastinazione non ha nulla a che fare con la pigrizia.
Piuttosto, la procrastinazione è figlia della disorganizzazione e della mancanza di motivazione.
A riprova di quest’ultima, in presenza di una scadenza definita, la procrastinazione viene meno. I procrastinatori seriali si ricorderanno di aver studiato interi libri due giorni prima degli esami all’università, dopo aver rimandato lo studio per mesi.
E, in presenza di una motivazione ad agire, perché si procrastina? Perché non si ha una chiara idea di ciò che si deve fare: manca l’organizzazione.
L’idea di studiare un intero libro può fare paura. E l’idea di studiare un capitolo? E un paragrafo?
La prima azione da fare per combattere la procrastinazione è sedersi a un tavolo, individuare bene l’obiettivo finale da raggiungere e poi dividerlo in tanti piccoli passi quotidiani, più dettagliati possibile.
Trarre vantaggio dalla dopamina: la gratificazione istantanea.
La mente umana trae soddisfazione dalla gratificazione istantanea: è il principio che sta alla base delle notifiche degli smartphone, che ci portano a controllarli ogni pochi minuti.
Suddividendo un grande obiettivo in tanti piccoli obiettivi e raggiungendoli giorno dopo giorno sfrutteremo a nostro vantaggio il picco di dopamina dato dalla gratificazione istantanea e saremo sempre più portati a mantenere l’abitudine.
Esiste un altro meccanismo psicologico che possiamo sfruttare a nostro vantaggio per combattere la procrastinazione.
La fallacia dei costi irrecuperabili.
Una volta ingenerata l’abitudine ed iniziato a compiere un’attività con regolarità, si innescherà verosimilmente la fallacia dei costi irrecuperabili.
Questo principio è quello che ci fa restare al cinema fino alla fine del film anche se ci siamo resi conto sin dai primi minuti che non è quel che ci aspettavamo: abbiamo pagato il biglietto, siamo lì, ormai tanto vale arrivare fino alla fine.
Dopo aver investito denaro, tempo, o sforzo in una attività, saremo portati a credere che sia meglio arrivare fino alla fine, che sia giustificato farlo.
Il mix vincente.
Quindi spacchettare un grosso compito, come studiare un intero tomo, in tanti piccoli compiti, ad esempio studiarne dieci pagine al giorno, e farlo per alcuni giorni consecutivi sarà gratificante, ingenererà un’abitudine e innescherà la fallacia dei costi irrecuperabili, un mix che verosimilmente ci porterà fino al raggiungimento dell’obiettivo finale.
Perché procrastiniamo?
Questa tendenza a procrastinare, però, se è così diffusa, ha certamente una ragione scientifica alla base.
Potrebbe essere vista come un segnale di avvertimento, un input per chiedersi se l’attività che dobbiamo compiere è allineata ai nostri più profondi desideri ed obiettivi.
Oppure, potrebbe essere perché siamo consapevoli di rendere meglio sotto pressione, quindi tendiamo a rimandare un’attività finché siamo a ridosso della scadenza.
In questo caso, la procrastinazione non è un qualcosa di negativo e diabolico da evitare a tutti i costi ma, anzi, rappresenta un meccanismo virtuoso di efficienza.
Per trarre davvero vantaggio da quest’ultimo processo, però, non si può prescindere dalla pianificazione e dall’individuazione del tempo necessario per completare l’attività.
La legge di Parkinson, di cui ho parlato in questa puntata del podcast, insegna che un qualsiasi compito si espande in base al tempo che abbiamo a disposizione per completarlo.
Procrastinare costa. In termini di energie mentali, l’idea di dover fare qualcosa e rimandarlo costa più che portarlo a termine.
Qualunque cosa si decida di fare, sia evitare la procrastinazione o sia sfruttarla a proprio vantaggio, la gestione del proprio tempo deve essere sempre l’obiettivo finale.
