La matrice delle competenze è uno strumento che può supportare i professionisti nella valutazione e nel monitoraggio di uno dei principali punti di debolezza interni degli studi professionali: il turnover.
Il team: rischio o opportunità?
Un team ben costruito è, fuor di dubbio, un’opportunità per lo studio professionale, così come di qualsiasi azienda.
Un team precario, slegato, disomogeneo, al contrario, rappresenta sicuramente un rischio per lo studio professionale.
Lo sanno bene quegli studi che hanno affidato un intero reparto ad una persona, perché capace di reggerne il peso, e si sono trovati completamente scoperti nel momento in cui questa persona ha deciso di andarsene.
Le competenze
Prima di lavorare sul knowledge management, cioè sulla condivisione delle conoscenze all’interno dello studio, è fondamentale scattare un’istantanea di come tali conoscenze siano diffuse tra le persone.
Il titolare di uno studio professionale è sempre perfettamente in grado di elencare, dapprima nel macro e poi scendendo sempre più nel micro, quali siano le competenze presenti o necessarie all’interno del proprio studio.
In uno studio legale o notarile, le competenze possono essere suddivise per materia e poi affiancate dalle competenze procedurali, di adempimenti o di segreteria; competenze, queste ultime, che trovano puntuale applicazione anche nello studio di un commercialista o di un consulente del lavoro.
La domanda a cui risponde la matrice delle competenze è la seguente: come è suddivisa la conoscenza all’interno dello studio? O, meglio, per riprendere la terminologia che caratterizza lo strumento: come sono distribuite le competenze, all’interno dello studio?
La matrice delle competenze
A guardarla, la matrice delle competenze sembra uno strumento davvero banale.
Addirittura ovvio, forse.
Tuttavia, per avere una chiara percezione di qualcosa che sembra chiaro a tutti, è sempre utile mettere quel qualcosa per iscritto e leggerlo ad alta voce, possibilmente insieme.
La matrice delle competenze altro non è che una tabella, va benissimo se creata su Excel, che riporti nella prima colonna tutte le competenze dello studio che si vogliono mappare (tanto più nel micro quanto più a fondo si desidera andare) e nella prima riga l’elenco delle persone facenti parte dello studio o, se del caso, anche di eventuali collaboratori esterni.
Incrociando il nome della persona con la skill in analisi, si definisce se quella persona sia competente o meno.
Tale competenza può essere definita in diversi modi.
Può essere indicata con una semplice X, con una valutazione da 0 a 5, oppure con sigla che stia ad indicare se la persona sia talmente competente da poter formare gli altri, sia esperta, sia autosufficiente, inesperta, alle prime armi o completamente all’oscuro.
L’ideale sarebbe assegnare un colore a ciascuno di questi voti o di queste qualifiche, idealmente dal rosso scuro al verde brillante, in modo da avere un impatto visivo al termine della compilazione della matrice.
Tirando le somme
La matrice delle competenze, o skill matrix, può dare due esiti di lettura.
Leggendo le righe, quelle associate alle singole competenze, è possibile verificare quanto verde ci sia per ciascuna skill.
Più caselline verdi sono colorate, o maggiore è il totale generato dai voti assegnati alle diverse risorse, più la skill è al sicuro.
Al contrario, naturalmente, più caselline risultano rosse o minore è il totale dei voti relativi alla singola skill, più la competenza è a rischio.
Naturalmente, si può decidere di impostare, a priori, un punto di riferimento per la valutazione dell’adeguatezza della competenza presente rispetto a quella desiderata.
Se per ogni competenza voglio avere almeno una persona esperta o almeno due persone autosufficienti, mi sarà chiaro, a fine compilazione, se questi parametri siano rispettati o meno.
Leggendo la matrice dall’alto al basso, invece, si può individuare il livello di formazione delle singole persone, eventualmente diviso per area.
L’analisi sulle singole persone consente anche di capire, anzi, forse sarebbe meglio dire di vedere, se ci siano dei picchi o delle lacune, valutando se è voluto che sia così o se si preferisca una conoscenza, anche di base, diffusa.
Azioni correttive e prevenzione del rischio
Una volta compilata la matrice delle competenze è possibile adottare le azioni correttive atte a prevenire il rischio che la conoscenza all’interno dello studio su un determinato argomento venga a mancare qualora una persona dovesse decidere di cambiare lavoro, andare in pensione o fosse anche solo assente per malattia.
Guardando la questione dal punto di vista del rischio, meno una competenza è diffusa, più quell’area, o quella funzione, è in pericolo, suggerendo l’assunzione di nuove risorse o un piano formativo per il personale esistente.
Guardando dal punto di vista dell’opportunità, invece, individuare una materia su cui si è molto competenti mette in luce un punto di forza su cui lo studio può puntare, eventualmente aprendosi a nuovi servizi o a nuovi target.
La ISO 9001
La ISO 9001:2015 è uno standard che ha alla base la valutazione dei rischi.
La matrice delle competenze è uno degli strumenti che possono essere utilizzati a tale fine; è chiaro che, così come la valutazione dei rischi non possa essere svolta come attività una tantum, neanche la compilazione della matrice delle competenze può essere svolta solo una volta, ma è uno strumento da mantenere vivo e aggiornato dopo ogni assunzione, dopo ogni uscita di un collaboratore, all’apertura di una nuova opportunità di business, dopo ogni corso di formazione e, banalmente a cadenze regolari.
Il personale di uno studio è, si sa, il maggior costo dello studio stesso.
Ma, al contempo, è anche il suo maggior patrimonio e, come tale, va mantenuto e salvaguardato, anche nelle sue competenze.
