L’onboarding del dipendente è un’attività tanto importante quanto trascurata, per non parlare di quello dei praticanti.
Il mio primo mese di praticantato forense è stato su una poltroncina collocata al lato di una porta, in una stanza che poteva contenere a malapena una scrivania. La scrivania non era la mia, naturalmente, era quella dell’avvocato. Io la scrivania non ce l’avevo. Avevo la poltrona, il mio computer portato da casa e poggiato sulle ginocchia, e dovevo usare il mio indirizzo e-mail anche per le comunicazioni di lavoro.
Dopo un mese, quando il proprietario della scrivania ha abbandonato lo studio, ho guadagnato la scrivania. L’indirizzo mail dello studio è arrivato dopo.
Effettivamente, il ritardo di tre ore per il primo colloquio doveva farmi capire quanta importanza si desse in quello studio alle persone.
In cosa consiste l’onboarding del dipendente?
Proprio come quando si imbarcano i passeggeri in aereo, prima di accogliere un nuovo collaboratore è necessario effettuare alcune operazioni che consentano di ricevere al meglio il nuovo arrivato.
Se alcune attività, per quanto scontate, sono comunque ignorate, ve ne sono altre che non vengono prese in considerazione.
Le selezioni
Lo Studio deve sempre sapere dove sta andando, quali sono i suoi obiettivi a medio e lungo termine e come abbia intenzione di raggiungerli.
Le attività che dovrà svolgere la nuova risorsa devono essere ben definite e disegnate: che si tratti di una nuova specializzazione da fornire ai clienti, la sostituzione di una persona in uscita o lo sgravio di una risorsa sovraccarica, è bene sapere quali mansioni dovrà svolgere e quali competenze dovrà avere il nuovo collaboratore.
La chiarezza su ruolo, mansione competenze è l’elemento principe della redazione di un annuncio di lavoro efficace, importante durante i colloqui per avere un metro di valutazione dei diversi candidati.
Prima dell’inserimento
L’onboarding del dipendente o del collaboratore o praticante inizia prima del primo giorno di lavoro.
Per evitare di fare la figura del mio (ex) dominus, infatti, è necessario accertarsi di aver predisposto spazi e strumenti, unitamente alla documentazione necessaria.
Contratto di lavoro
Il dipendente deve aver sottoscritto il contratto di lavoro e tutti i documenti correlati contestualmente o prima dell’inizio del rapporto di lavoro.
Per un collaboratore esterno non è necessario un contratto, anche se è buona norma averlo, ma è sicuramente necessario definire per iscritto importi, modalità e tempistiche di pagamento.
Per un praticante è utile dare supporto per la documentazione necessaria all’Ordine di appartenenza.
Spazi fisici e virtuali
Il primo giorno di lavoro la persona deve avere a disposizione uno spazio adeguato.
Può essere una postazione di lavoro dedicata, può essere a rotazione, può essere provvisoria in quanto è stata definita l’introduzione del lavoro da casa, ma una situazione in cui la persona non abbia un posto decoroso dove sedersi non è accettabile.
Grande importanza hanno anche gli spazi virtuali: casella e-mail e account dei software in uso devono già essere pronti e configurati sul dispositivo dato in uso alla nuova persona, o messi a disposizione nel caso di BYOB (Bring Your Own Device, uso dei propri dispositivi personali).
Dopo l’inserimento
La formazione della risorsa deve essere organizzata e non lasciata al caso.
Chi se ne occuperà? Il nuovo arrivato affiancherà una persona o dovrà apprendere da più persone? Sono previsti corsi di formazione?
Naturalmente la formazione non riguarda solo le competenze tecniche, ma dovrà comprendere anche tutti gli aspetti di compliance e l’organizzazione dello Studio: uffici, spazi comuni, persone, ruoli, abitudini, dress code, orari di lavoro, così come i valori.
I KPI della formazione devono essere definiti insieme ai mentori prima dell’inserimento e monitorati costantemente, in modo da valutare la persona durante il periodo di prova e adottare eventuali comportamenti correttivi sul metodo di formazione.
La formazione continua, che non si limita al minimo indispensabile al momento dell’inserimento ma continua nel tempo è un elemento chiave per la retention della singola persona e per la crescita della qualità del servizio offerto dall’intero Studio.
Vantaggi dell’onboarding del dipendente
Fino a poco tempo fa, il coltello dalla parte del manico era nelle mani del datore di lavoro, ma negli ultimi tempi non è più così.
Le grandi dimissioni post pandemia e la maggiore consapevolezza delle nuove generazioni hanno portato a una carenza di personale negli studi professionali. Personale che da un lato invecchia e dall’altro ha scarsa motivazione.
Dimostrarsi attenti alle esigenze di ciascuno, ispirandosi a logiche di equità e non di uguaglianza, accogliere le persone con cura e attenzione, badando tanto agli aspetti formali quanto a quelli sostanziali, creare percorsi di inclusione delle nuove persone, senza lasciarle in balìa del caso e dell’istinto di conservazione del gruppo è un modo meraviglioso per differenziarsi dagli altri Studi e per essere scelti, consapevolmente, ogni giorno.
