Organizzare uno studio professionale significa anche assegnare ruoli e competenze.
A tale scopo, due strumenti che possono venire in aiuto del professionista e del gruppo sono organigramma e funzionigramma.
Il primo, più conosciuto, definisce le posizioni gerarchiche; il secondo, meno diffuso e più implicito, determina le competenze funzionali.
L’organigramma
L’organigramma rappresenta graficamente la mappa gerarchica di un’organizzazione.
A chiunque è capitato di incrociare e leggere l’organigramma di un’azienda, a pochi è capitato di trovare l’organigramma di uno studio professionale.
Questo perché, di norma, l’organigramma di uno studio è molto, molto semplice: uno o più professionisti a capo dello studio, il resto delle persone sotto, senza gerarchia.
Un primo step di disegno delle gerarchie potrebbe conseguire ad una delega strutturata, che assegni ruoli di gestione delle risorse ad alcune persone, selezionate sulla base di anzianità, competenze, merito.
Al crescere dello studio, una divisione di mansioni e di ruoli si rende sempre più necessaria, onde evitare colli di bottiglia e, al contempo, favorire la crescita professionale delle risorse.
Tale necessità è evidente nel caso di uno studio con più uffici o più sedi, per i quali alcune funzioni, come l’amministrazione, possono essere condivise.
Disegnare l’organigramma
Al di là dello strumento in concreto utilizzato per disegnare l’organigramma, che potrebbe essere Word, Powerpoint o diagrams.net, la forma assunta dall’organigramma dipende dall’impostazione che gli si voglia dare.
Uno studio tradizionale, con un capo e una/due o più persone in posizione assimilabile può optare per un disegno semplice, espanso in orizzontale. Per facilitare la lettura, potrebbe essere agevole disegnare un organigramma circolare, conservando la posizione centrale per il professionista di riferimento.
Nel caso di studi con persone a capo di “dipartimenti”, invece, si può utilizzare il classico schema piramidale, che indichi le persone che direttamente riportano al titolare e quali altre risorse dipendano dai soggetti intermedi; anche questo è uno schema che, in teoria, può avere una base orizzontale molto ampia.
In alternativa a questo tipo di disegno è ipotizzabile un disegno misto, che rappresenti il primo livello a piramide e le risorse alla base in verticale, cioè “a bandiera”.
Qualunque sia il metodo di rappresentazione prescelto, l’importante è che l’organigramma sia un mezzo chiaro di lettura ed interpretazione della concreta organizzazione dello studio, a favore di soggetti esterni così come di soggetti interni, soprattutto le persone appena inserite, che possono avere bisogno di un supporto nell’individuazione di nomi e dipendenze gerarchiche.
Il funzionigramma
Il funzionigramma è uno schema che rappresenta le relazioni tra i ruoli, indipendentemente dalle persone coinvolte.
In questo schema, prendendo l’esempio di uno studio notarile, il reparto che si occupa degli adempimenti post stipula dipenderà dal reparto redazione atti e, successivamente, dalla repertoriazione.
Si tratta di dipendenze funzionali e, come tali, possono vedere i nomi delle persone riportati in più caselle, soprattutto negli studi di piccole dimensioni.
Il funzionigramma è utile per la comprensione delle dinamiche di funzionamento dello studio, per determinare la posizione di interno e tenerne monitorata la soddisfazione, a beneficio del lavoro di tutti e del risultato offerto al cliente esterno.
In ultima analisi, un buon funzionigramma può verosimilmente essere una garanzia della qualità.
Il flowchart
Il flowchart, o diagramma di flusso, è un altro strumento visivo per la rappresentazione dei singoli processi.
La creazione dei flowchart è un’attività che può diventare molto minuziosa e complessa, qualora venga attuata su micro-processi quotidiani.
Creare un flowchart per un micro-processo di uno studio professionale significa esporsi alla necessità di un aggiornamento costante, soprattutto se questo processo dipende da modifiche legislative, da richieste del cliente o dalla semplice applicazione del ciclo di Deming, che sta alla base del sistema di qualità ISO 9001 e che ha come obiettivo il miglioramento continuo: Plan (pianificare), Do (fare), Check (verificare), Act (agire).
Tuttavia, il flowchart può essere disegnato per processi più ampi, anche senza scendere nel livello di dettaglio, e anche per questo strumento esistono diversi metodi di disegno, tra i quali quello a blocchi e quello interfunzionale (swimlane).
Il mansionario
Una declinazione ulteriore e più dettagliata del funzionigramma può essere rappresentata dal mansionario.
Anche per questo strumento esistono diversi tipi di rappresentazione, più schematici o più testuali, più dettagliati o più generici.
Ciò che il mansionario deve imprescindibilmente contenere è l’indicazione dei compiti in capo a ciascuna risorsa, sia essa individuata nominativamente o in base al ruolo che ricopre.
In una strutturazione organizzata della documentazione, il mansionario deve essere coordinato con il funzionigramma e con l’organigramma, riportandone i riferimenti e rispecchiandone eventuali cambiamenti nel tempo.
L’utilità del mansionario nell’individuazione degli incarichi di ciascuno, al contempo sollevando gli altri da determinate responsabilità e responsabilizzando ogni singola risorsa sui propri compiti.
L’organizzazione aziendale nella ISO 9001
La norma ISO 9001 concentra l’importanza dell’organigramma, delle funzioni e delle responsabilità nelle conseguenze che questi ruoli hanno sulla qualità del prodotto fornito al cliente; prodotto fornito che, nel caso degli studi professionali, è un servizio prestato.
All’interno di un sistema che punta alla qualità, sia esso un’azienda, un ente o uno studio professionale, non può esserci spazio per confusione nei ruoli, nelle responsabilità e nelle competenze: la creazione di organigramma, funzionigramma, flowchart e mansionari punta esattamente ad evitare carenze di informazioni in merito.
