Organizzare riunioni efficaci ed efficienti sembra essere talmente impossibile da rendere le riunioni stesse lo spauracchio lavorativo del ventunesimo secolo.
Si passa dagli estremi di certe aziende, all’interno delle quali alcuni dipendenti percepiscono di passare più tempo in riunione che a svolgere lavoro operativo, agli estremi opposti, quelli degli studi professionali, in cui le riunioni, banalmente, non esistono.
Partiamo dalle basi: l’utilità delle riunioni
Chi sostiene l’inutilità delle riunioni, semplicemente, non ha mai partecipato ad una riunione fatta bene.
La riunione deve essere il momento in cui un numero di persone superiore a due si incontra per darsi reciprocamente riscontro su obiettivi in precedenza stabiliti, con il fine di condividere risultati e difficoltà, chiedere collaborazione laddove sia necessaria, e che si chiude con gli obiettivi per il prossimo incontro.
Senza obiettivi chiari e condivisi e senza responsabilità non ci sono riunioni efficaci, ma solo momenti infiniti di chiacchiere di cui si fa volentieri a meno, e sono quindi questi il vero punto di partenza e di arrivo delle riunioni.
Le 16 regole per le riunioni efficaci ed efficienti
Confermata l’utilità delle riunioni, esistono alcuni accorgimenti da adottare per far sì che l’utilità si accompagni all’efficacia e all’efficienza.
1. Definisci l’ordine del giorno e comunicalo via e-mail almeno 24 ore prima della data fissata
In ambito lavorativo, incontrarsi tanto per incontrarsi non serve a nulla: l’ordine del giorno deve essere deciso e comunicato per tempo, affinché le persone coinvolte abbiano la possibilità di raccogliere le informazioni e arrivare preparate.
2. Fai in modo che tutti arrivino cinque minuti prima dell’orario prefissato
Cinque minuti di ritardo di una persona sono quindici minuti di ritardo della riunione. Perché se una persona ritarda cinque minuti allora tutti si sentiranno in diritto di ritardare e l’orario sarà sempre percepito come elastico e comunque soggetto al quarto d’ora accademico con chiacchiere e acclimatamento.
3. Devono partecipare tutti
Tutte le persone interessate devono partecipare alla riunione. Se una persona è stata invitata la sua presenza è utile e necessaria. Dare forfait comunica l’irrilevanza della propria attività.
4. Inizia e finisci agli orari stabiliti
Il rispetto delle persone inizia con il rispetto del loro tempo. Se la riunione occupa da un determinato orario a un altro, significa che prima e dopo si possono inserire attività, lunghe o corte a seconda delle disponibilità: allungare una riunione o slittarla in avanti significa sconvolgere il programma di lavoro dei partecipanti, oltre a disincentivare la partecipazione. La fine è importante quanto l’inizio.
5. Preparati le cose da dire
Le riunioni, come tutte le occasioni di public speaking, vanno preparate. Occorre avere chiarezza di ciò che si vuole portare all’attenzione delle altre persone: cosa, come, quando e perché sono le domande da tenere sempre a mente quando si prepara una riunione.
6. No agli smartphone in sala riunioni
Dalla mail urgente al messaggino veloce, passando per una scrollatina al social network preferito, la tentazione dell’uso degli smartphone in riunione è altissima, soprattutto quando le riunioni sono troppo lunghe e inconcludenti.
Invertendo causa ed effetto, togliere le distrazioni porta tutti ad essere più concentrati. In tutti i sensi.
7. Sii breve e conciso/a
Preparata la riunione e con il presupposto del rispetto del tempo proprio e altrui, la brevità è inevitabile.
Essere brevi e concisi è una skill da apprendere tanto importante quanto quella di allungare il brodo quando serve.
8. Condividi tutti i dati rilevanti
Essere brevi e concisi non significa essere omissivi: il font scelto per le slides può non essere rilevante, così come potrebbe non essere rilevante avere delle slides da presentare, ma il contenuto delle slides è fondamentale.
Se un supporto grafico, con fogli mobili e pennarelli o proiettore può essere utile, l’importante è che la presentazione sia completa, utile e comprensibile a tutti.
9. Incoraggia gli appunti
In una riunione efficiente ed efficace vengono espressi tanti concetti in poco tempo: è normale perdersi qualche passaggio. Gli appunti, in qualunque modo vengano presi, permettono a tutti di tenere traccia di quanto condiviso. Va tenuto sempre a mente che la riunione serve per far funzionare il lavoro di squadra; quindi, ciò che viene detto in riunione deve essere rilevante per tutti i partecipanti.
10. Non andare fuori tema
“Già che ci siamo” è l’anticamera della fine. Quella in cui ci si ferma e da cui non si esce mai, impedendo la fine della riunione.
L’ordine del giorno deve essere rispettato a beneficio della salute mentale di tutti i partecipanti, che potrebbero non avere tempo in più da dedicare alla riunione o che potrebbero non essere preparati per affrontare un argomento imprevisto.
11. Non si interrompe
L’abitudine di interrompere è tutta italiana. Per poter parlare è necessario imparare ad ascoltare, in maniera attiva.
Tutti i partecipanti portano un contributo e ogni partecipante potrebbe avere qualcosa da dire sul contributo altrui: per poter controbattere o aggiungere, però, è importante permettere alla persona di terminare la propria esposizione.
12. Non si fanno conversazioni separate
Ogni persona ha diritto di parola, a turno, secondo l’ordine del giorno. Una conversazione separata, in alternativa, o esclude gli altri presenti da argomentazioni interessanti, oppure può essere rimandata a un altro momento. La riunione è un momento collaborativo, l’occasione per confrontarsi: questo va sempre tenuto a mente.
13. Il silenzio vale come assenso
“Se qualcuno ha qualcosa in contrario parli ora o taccia per sempre”. La riunione è un momento di confronto di gruppo, l’occasione adatta per affrontare argomenti e prendere decisioni. Così come non è pensabile fare una votazione dopo ogni punto all’ordine del giorno, non è accettabile che chi ha dubbi, perplessità o remore taccia in riunione e riprenda l’argomento in separata sede con i singoli. O, peggio, che agisca contrariamente a quanto deciso.
14. Esprimi il tuo disaccordo con educazione
Può capitare di non essere d’accordo: ognuno è portatore dei propri interessi, che potrebbero essere in contrasto con quelli altrui. Ciò non giustifica mai urla, bestemmie o comportamenti violenti e irrispettosi.
15. Sfida i concetti, non le persone
Tutti facciamo e diciamo stupidaggini o arriviamo a conclusioni sbagliate o anche semplicemente diverse da quelle altrui.
I concetti e le azioni si possono mettere in discussione, se ne può parlare, possono anche essere stigmatizzati, purché il giudizio sia sempre sull’operato e mai sulla persona.
E poi… giocare con la dialettica con una persona che si stima e si rispetta è stimolante!
16. Manda una mail di riassunto dopo 24 ore al massimo
Come scritto in precedenza, l’obiettivo finale di una riunione è dichiarare gli obiettivi per l’incontro successivo, gli argomenti trattati nel corso della riunione possono essere tanti e con loro le decisioni prese.
Una mail finale e condivisa può aiutare i partecipanti a verificare che il messaggio condiviso sia stato compreso da tutti, e fungere da promemoria per le azioni da intraprendere.
