Il retroplanning può essere un metodo utile alla programmazione delle attività degli Studi Professionali, poiché applica un approccio schematico alla gestione del tempo per il rispetto delle scadenze.
Applicabilità
Il retroplanning può essere applicato a tutte le attività di Studio per le quali il rispetto della scadenza sia fondamentale: il deposito o la registrazione di un atto, l’invio di una dichiarazione fiscale, ma anche l’inserimento di un dipendente o l’organizzazione di un evento.
Per applicare il retroplannig è sicuramente fondamentale avere ben presente la data entro la quale una determinata azione deve essere compiuta ed occorre poi procedere a ritroso pensando a quali azioni debbano essere compiute per poter arrivare alla scadenza rispettando i tempi.
Checklist
Uno strumento a supporto del retroplanning è sicuramente la checklist, da affinare ogni volta che l’attività viene compiuta: la checklist permette di avere sempre pronto un elenco delle attività da svolgere, in modo da lasciare meno spazio alle incertezze e alla procrastinazione data dal dubbio.
Persone responsabili
A seconda di quale sia l’attività da portare a compimento e di come sia organizzato lo Studio professionale, i diversi elementi della checklist potrebbero essere affidati a risorse diverse, all’interno o all’esterno dello Studio.
Dal rispetto dei termini di ogni task dipendono i tempi e la qualità del lavoro della persona che viene subito dopo, che in questo caso assume il ruolo di cliente interno.
Chi deve ricevere un task completato, ad esempio un mandato firmato, un determinato numero di documenti, una quietanza di pagamento o un calcolo, ha necessità di riceverlo non solo nei termini prestabiliti e adeguati, ma anche completo e corretto: solo così potrà procedere con la sua parte del lavoro e non ci saranno problemi a livello generale sul rispetto della scadenza.
Tempo necessario
I task sono da considerarsi come micro-attività: è un task “inviare mail al cliente”, è un task “emettere fattura”, così come è un task “redigere atto”, o “correggere atto”. Ognuno di questi compiti, oltre ad avere una logica collocazione temporale, ha una sua durata: alcuni richiedono pochi minuti, altri richiedono ore. Per ciascuno, oltre a indicare il responsabile, va indicato il tempo necessario per lo svolgimento.
Come fare il retroplanning
Non esiste un modo giusto per creare un retroplanning, se non quello che funziona.
Potrebbe esserci una persona che si occupa del monitoraggio delle scadenze e della qualità del semi-lavorato consegnato nei diversi step alle persone, oppure, ed è la soluzione che preferisco, si possono utilizzare strumenti che coinvolgano e responsabilizzino tutti.
Con Trello è possibile impostare le scadenze delle attività, inserire le checklist, aggiungere le persone interessate alle diverse schede, e con la licenza a pagamento, è persino possibile assegnare le scadenze e il responsabile a ogni task della checklist.
In alternativa, Trello può essere affiancato ad un semplice calendario, nel quale le persone possono inserire le proprie scadenze del retroplanning.
Il retroplanning per le attività in serie
Una necessità peculiare dei commercialisti è legata alla gestione delle scadenze fiscali, al momento delle quali devono essere inviate più dichiarazioni, simili, ma non uguali, tra loro.
Il retroplanning funziona anche in questo caso.
Le domande da porsi sono sempre:
- entro quando vanno inviate le dichiarazioni?
- quali sono gli step per inviare ogni dichiarazione?
- quanto tempo ci vuole per completare e inviare ogni dichiarazione, quindi sommando tutti gli step?
- quante dichiarazioni devo inviare (e di conseguenza per quante dichiarazioni devo moltiplicare il tempo necessario per ciascuno step?)?
- chi deve svolgere le diverse attività?
Automatizzazione delle attività
Alcuni step della checklist possono essere velocizzati automatizzandoli o utilizzando modelli preimpostati.
La richiesta di documenti può essere programmata e inviata con una piattaforma per newsletter, la raccolta degli stessi documenti può essere effettuata mediante moduli online o mettendo a disposizione un luogo virtuale in cui il cliente possa di volta in volta salvarli, la compilazione di dati variabili può essere affidata a un bot, e così via.
Una volta definite le attività da svolgere diventa possibile individuare le attività che possono essere gestite in maniera più snella o automatizzate.
Gestione del rischio
“Sulla carta funziona sempre tutto” è uno dei miei motti.
Una delle persone coinvolte potrebbe ammalarsi, uno o più clienti potrebbero ritardare la consegna del documento, potrebbe verificarsi un problema con l’elettricità o con la connessione e le attività potrebbero rallentare.
Per questo ogni piano che si rispetti dovrebbe prevedere sempre un margine per imprevisti, errori e rilavorazioni.
Miglioramento continuo
Il retroplanning per l’attività degli Studi professionali è replicabile: ogni attività, ogni periodo dell’anno, potrebbe avere il suo retroplanning.
È importante, periodicamente, verificare se il programma definito (attività, tempi, persone) è ancora valido o se deve essere aggiornato.
Il modo migliore per farlo è appuntare ogni frizione della procedura e poi fare un’analisi di come sia andata, una volta passata la scadenza:
- la scadenza finale è stata rispettata?
- le scadenze interne sono state rispettate?
- le persone avevano ben chiaro cosa fare?
- la comunicazione interna ed esterna ha funzionato?
- quali attività possono essere velocizzate, automatizzate, saltate?
- come si può evitare il ripetersi di rischi che si sono realizzati?
Conclusione
Il retroplanning coniuga l’organizzazione e la gestione del tempo dello Studio, togliendo lo stress dalla gestione delle scadenze.