Timesheet è la prima parola che viene in mente quando in uno Studio professionale si parla di gestione del tempo.
Se utilizzati senza uno scopo, però, sono inutili, se non controproducenti, perché percepiti dal personale come una perdita di tempo e uno strumento di controllo.
Cos’è il timesheet
Il timesheet è una tabella all’interno della quale si inserisce il tempo impiegato nell’esecuzione di diverse attività.
A seconda delle scelte, viene compilato manualmente, su fogli Excel o tramite appositi software.
Nel tempo, il timesheet è stato adottato da molti Studi professionali e da gran parte di questi è stato successivamente abbandonato. I motivi dell’abbandono sono molteplici:
- Il personale non è stato formato e motivato alla corretta compilazione del timesheet;
- Il personale percepisce il timesheet come una forma di controllo;
- Le attività spesso si accavallano o vengono svolte in multitasking;
- La compilazione del timesheet viene considerata un ulteriore fardello da gestire;
- Il timesheet viene relegato ad ultima attività della sera, quando si è stanchi, si ha fretta e non ci si ricorda ciò che è stato fatto nel corso della giornata;
- Non è chiaro cosa debba essere tracciato e cosa no;
- La compilazione del timesheet non porta a nessuna azione o considerazione;
- Se fatte, le considerazioni sul timesheet non vengono condivise.
A cosa serve il timesheet
In alcuni casi, la tariffa applicata al cliente è direttamente collegata al tempo impiegato per svolgere l’attività richiesta; in questi casi il timesheet è impiegato principalmente per il tracciamento dell’ attività svolta per il cliente.
In altri casi, il timesheet tiene semplicemente traccia dell’uso fatto del tempo trascorso, magari per il monitoraggio delle attività interne.
L’inutilità del timesheet
Come è facile intuire, il timesheet è un ottimo strumento di controllo della redditività del singolo cliente; affinché ciò sia vero, è necessario che la compilazione del timesheet sia svolta in maniera costante e ordinata.
Tuttavia, in sé e per sé, il timesheet serve a poco.
Senza un parametro da monitorare è difficile determinare se un cliente sia redditizio o se la procedura adottata sia efficiente.
Il timesheet per monitorare la redditività
Per determinare se e quanto sia redditizio un cliente o un’attività è necessario in prima battuta definire cosa si intenda per redditizio.
Quando si applica, come nella maggior parte dei casi, una tariffa “a forfait” o “a risultato” è fondamentale sapere da quali costi fissi si parta e quale guadagno si voglia ottenere: tale marginalità può essere rappresentata da una forbice, con un massimo e un minimo.
Se i costi fissi sono legati al tempo impiegato per l’attività è facilmente intuibile come più tempo si impieghi per svolgerla, più la marginalità si eroda, e viceversa.
Il timesheet per la gestione del tempo
Il timesheet è utile per la verifica a consuntivo della gestione del tempo: è uno strumento di verifica, non di programmazione.
Senza sapere cosa si debba verificare, semplicemente, non si può verificare.
Se ho programmato la giornata ipotizzando di inserire otto attività da un’ora ciascuna, a fine giornata posso controllare, timesheet alla mano, se le attività hanno effettivamente richiesto il tempo previsto. Alcune si saranno dimostrate più rapide, altre più lunghe. Un controllo costante del tempo necessario per svolgere le attività aiuta con la consapevolezza della programmazione delle giornate, mentre dà al datore di lavoro o a chi organizza il team la possibilità di esaminare quali siano le attività che maggiormente occupano il tempo del team, o quali restituiscano un maggiore guadagno.
Formazione e coinvolgimento del personale
Prima dell’implementazione del timesheet in Studio è necessario definire cosa si desideri monitorare: il tempo necessario per le attività, così da meglio impostare le tariffe? La redditività di uno specifico cliente? La categoria di clienti meno redditizi? La suddivisione dei carichi di lavoro per le diverse attività?
Sulla base di ciò che si vuole analizzare è opportuno formare il personale su come e quando debba essere compilato il timesheet.
I risultati dei timesheet devono poi essere studiati e il risultato dell’analisi deve essere condiviso con il personale, in modo da motivarlo e coinvolgerlo nel miglioramento continuo dello Studio.
Qualora sia utilizzato, invece, come forma di verifica della corretta programmazione, la formazione del personale deve vertere in primo luogo sulla gestione del tempo: dalla stima del tempo necessario per le attività alla valutazione dell’importanza e/o urgenza, dal retroplanning alla suddivisione dei compiti in microtask, fino alla difesa del proprio tempo.
Per le persone abituate a concepire il lavoro come un’attività indefinita che sta all’interno di un periodo di otto ore giornaliere, infatti, tracciare i contorni di ciò che si deve e/o desidera fare, dando a queste sotto-attività un nome e un tempo necessario, permette di diventare più efficienti e “gelosi” del proprio tempo, riducendo vieppiù il tempo regalato ad attività non necessarie, come telefonate e attività inutili.
A livello neurologico, inoltre, il completamento delle attività programmate e la riuscita in un tempo uguale o inferiore a quello stimato sono in grado di stimolare la produzione di dopamina, l’ormone della ricompensa, innescando così un’abitudine virtuosa.
