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Ottenere il risultato non è una magia. Cronaca semiseria di un business process.

da | Mar 30, 2021 | Business process, Organizzazione

Luglio di un qualsiasi anno, gli studi notarili sono alle prese con gli atti da stipulare “prima di agosto, direi”, i commercialisti stanno sudando sette camicie rincorrendo le scadenze delle dichiarazioni e… Mago Merlino sta facendo le valigie.

Higitus figitus, abracazè
Prestate attenzione tutti a me

Da bravo mago che si appresta a fare una magia, richiama l’attenzione dei suoi: inizia così il business process che lo porterà dall’avere una casa arredata all’avere un’unica valigia, perfettamente chiusa e che contenga tutto.

Si fanno le valigie andiamo, su, su, su

I collaboratori di Mago Merlino sono persi nella loro routine, abituati a starsene al loro posto, ma è luglio, perbacco, sappiamo tutti cosa ci sia da fare!

No, no, no, no, non tu
Sempre i libri prima, lo sai

Tutti i collaboratori di Mago Merlino sanno che c’è un processo ben definito per fare le valigie: prima i libri, poi il servizio da tè, poi i mobili.

Eppure, la zuccheriera cerca subito di inceppare il meccanismo, di anteporre i propri bisogni a quelli degli altri, di anticipare una fase del processo che, tutti sanno, arriverà in un momento successivo.

La zuccheriera è il collaboratore che vuole fare, a tutti i costi, saltando la necessaria fase, quella dei libri, nella quale si prende coscienza della mole di lavoro e ci si organizza per portarla a termine.

Hockety pockety, wockety wack
Abra, cabra, dabra, da
Se ciascun si stringerà
Il posto a tutto si troverà
Higitus figitus, figitus sbum
Presti-digi-torium

Merlino sta egregiamente dirigendo la sua squadra, ma senza accorgersene travolge nel suo ipnotico trambusto anche Anacleto, il suo fornitore, che rischia di rimanere incastrato nelle attività quotidiane di studio, declassato a scadenza, spodestato dal suo ruolo di prezioso alleato.

Alicafez, balacasez
Malacavez, meripades
Hockety pockety, wockety, alt

Merlino continua a dirigere le operazioni, i libri sono ormai tutti in valigia, che significa che ormai si è capito cosa ciascuno debba fare e quando, ma la zuccheriera torna a pretendere attenzione: nell’ansia del fare, si è accorta di aver dimenticato un pezzo, torna a recuperarlo e pretende di rimettersi in posizione, creando un ingorgo che blocca tutto e tutti, incluso Mago Merlino:

Ehi, fermi, fermi, fermi
Senti zuccheriera, sei insopportabile, quel servizio da tè è già abbastanza incrinato

Mago Merlino deve riprendere il filo di ciò che stava facendo, e si trova nella situazione di chiedere aiuto a Semola.

Quante volte è capitato di dover chiedere al cliente di ricapitolare quanto ci si fosse detti, perché gli appunti sono andati persi, perché la pratica è rimasta sospesa per qualche tempo, perché chi si occupava della pratica è in ferie, in maternità o non fa più parte del personale di studio?

E ora via, ricominciamo, cominciamo…
eh… dov’ero rimasto, figliolo?
Ehm, Hock-hockety pockety?
Ah sì sì, è vero

Merlino riprende in mano la gestione della situazione, si fa di nuovo travolgere dalle scadenze, dalle cose da fare, rischia di portare con sé nel baratro della valigia anche Anacleto, il fidato fornitore.

Ehi, ehi adagio lì
No, no, va’ avanti

Merlino è nel pieno del caos, al culmine del lavoro, deve avere occhi dappertutto ed evitare un altro incidente come quello della zuccheriera.

Du-dudly, dudly, dudly du
Ora la parte migliore

Higitus figitus, figitus sbum
Presti-digi-torium
Higitus figitus, figitus sbum
Presti-digi-torium, oh

Nella stanza regna ora il silenzio, la valigia è chiusa, tutte le pratiche sono state svolte.

Luglio è finito, è arrivato il momento di chiudere lo studio e andare in vacanza.

Semola, il giovane cliente, si guarda intorno ed esclama:

Che modo di fare le valigie!

Il nostro eroe è riuscito a fare tutto, la valigia è perfetta, nulla è rimasto fuori e il cliente è stupito, soddisfatto e persino divertito.

In fin dei conti, tutto è bene quel che finisce bene, no?

Non proprio.

Perché per gestire il lavoro, soprattutto in periodi di scadenze, non si può contare sulla magia.

L’obiettivo non deve e non può essere solo e soltanto il risultato, quello lo sanno fare tutti: le persone straordinarie si focalizzano sul processo.

Ogni giorno, in studio, ciascuno svolge una miriade di piccoli compiti, concentrato su ciò che deve fare, con il fiato della scadenza sul collo.

Con la paura di non fare in tempo, con la fretta, con la distrazione, spesso, si sbaglia. Lo sbaglio, poi, come un sasso che cadendo disegna cerchi nell’acqua, si diffonde ad altre persone, siano essi colleghi, fornitori o clienti. Bisogna riprendere, correggere, rifare, con il fiato della scadenza ancora più sul collo, perché il tempo non si ferma, ed è tutto sempre più urgente.

Fare tutto giusto è una questione di fortuna, è frutto dell’allinearsi astrale di una serie di avvenimenti e ottenere un risultato perfetto è quasi impossibile: qui manca un documento, là non è stata addebitata un’imposta, questo documento è stato inviato all’indirizzo sbagliato.

Sotto scadenza, ciascuno pensa a finire più in fretta possibile ciò che deve fare, perché se si inceppa un ingranaggio poi succede come alla zuccheriera di Mago Merlino.

Tutti lavorano di corsa, la frenesia visibile è una chiara manifestazione di quella che regna nella mente di ciascuno.

Per portare a casa il cliente, si dichiara la guerra dei prezzi allo studio vicino, il collega a cui si sorride e con il quale si solidarizza è il concorrente al quale si mostrano i denti quando non è presente. Comprare il cliente è l’unica soluzione, si rinuncia ad una parte di guadagno pur di ottenere l’ambìto trofeo rappresentato dalla firma sull’incarico.

Quando c’è, l’incarico, perché, volendo, anche un ok incerto e sussurrato val bene uno sconto in parcella.

Tutto sommato, è normale. È normale focalizzarsi sul risultato: l’ok del cliente, la pratica completata, l’accredito.

Lo straordinario è guardare al processo, concentrarsi sul modo in cui si svolgono i propri compiti quotidiani, imparando a gestire il tempo, ad evitare gli imprevisti e a rendere felici le persone.

Lavorando sui processi, la riduzione della parcella non è più un’erosione dei guadagni, ma una diretta conseguenza dell’ottimizzazione dei tempi.

Lavorando sui processi, le persone sanno esattamente cosa devono fare e non corrono più in tondo dietro ad una scadenza che è sempre più urgente.

Lavorando sui processi, i clienti sono più soddisfatti, più inclini a tornare e meno portati a chiedere sconti.

Focalizzarsi sui processi significa padroneggiare la gestione del tempo, significa preoccuparsi delle persone, significa avere a cuore la qualità del risultato.

Solo così si diventa persone straordinarie, studi straordinari.

Ecco perché è importante focalizzarsi sui processi e non sul risultato: perché la magia non esiste e la buona riuscita è solo l’applicazione di metodo, costanza e dedizione.

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