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L’importanza delle figure orizzontali negli studi professionali

L’importanza delle figure orizzontali negli studi professionali

L’importanza delle figure orizzontali negli studi professionali è spesso sottovalutata.

Quelle del commercialista, del notaio e dell’avvocato non sono professioni facili, non per nulla sono soggette ad assicurazione professionale obbligatoria.

La grande preparazione necessaria per l’iscrizione all’albo porta spesso a restringere il campo di interesse e attenzione solo sulle materie peculiari della propria professione, mentre il lavoro quotidiano richiede che vengano considerati anche gli aspetti di gestione, tra cui quelli oggetto del presente articolo.

La reception

Come dice il proverbio, “Il buongiorno si vede dal mattino”. Il cliente che riceve un sorriso, al telefono o di persona, e si sente accolto e ascoltato, è più felice di interagire con lo Studio.

Spesso negli Studi la reception è incustodita e chiunque risponde al telefono o accoglie i clienti, interrompendo il proprio flusso di lavoro e di concentrazione: va da sé che l’atteggiamento molte volte non sia dei migliori, perché è la predisposizione a non esserlo. La percezione è quella di essere interrotti, di venire privati della possibilità di fare il proprio lavoro… sebbene rispondere al telefono e accogliere la clientela sia parte del lavoro stesso.

In considerazione dei cambiamenti avvenuti negli ultimi anni, tali per cui la maggior parte delle persone si è abituata a interagire con i professionisti via mail o con altri mezzi di comunicazione asincrona, è più facile limitare le ore di interazione diretta cliente-studio, ad esempio ricevendo su appuntamento, o disattivando le chiamate in alcuni orari o giornate.

L’amministrazione

La funzione dell’amministrazione è fondamentale, indipendentemente dalla dimensione dello Studio.

Anche uno Studio piccolo ha bisogno di programmazione e di controllo, di emettere fatture e di gestire i pagamenti, ma va da sé che più è grande lo Studio e più queste attività portano via tempo. Ciò che accomuna le realtà di diverse dimensioni è l’imprescindibilità dell’amministrazione.

Un’amministrazione funzionante permette di normalizzare i flussi di cassa, di non essere scoperti nei pagamenti dei dipendenti e dei fornitori, di programmare investimenti e acquisti di materiale e beni necessari per il lavoro quotidiano.

La funzione dell’amministrazione è sorvegliare la gestione dei conti correnti di Studio (o dei professionisti, se del caso), di emettere le fatture nei termini e di attivarsi per solleciti e recupero dei crediti. La mancanza di un’amministrazione funzionante si paga con un aumento della dilazione media dei pagamenti dai clienti, con scoperti nei pagamenti di spese fisse e con l’incertezza negli investimenti.

La compliance

La compliance altro non è se non conformità alle norme, che possono essere cogenti (obbligatorie) o volontarie.

Tra le norme obbligatorie per gli Studi professionali vi sono sicuramente privacy, antiriciclaggio e sicurezza sul lavoro, mentre le volontarie possono riguardare la qualità degli Studi professionali (UNI 11871:2022), la parità di genere (UNI/PdR 125:2022) e la gestione dei rischi (ISO 31000).

Nonostante l’obbligatorietà di alcune prescrizioni, queste vengono spesso ignorate: l’antiriciclaggio diventa un noioso adempimento di cui si dice “Sì, lo so che lo devo fare, è lì, prima o poi lo farò”, mentre la privacy viene completamente dimenticata.

La corretta applicazione delle norme, obbligatorie o volontarie che siano, previene rischi importanti per lo Studio e, se si pensa alla UNI 11871, rende più efficiente il lavoro di ogni giorno.

L’HR

Gli Studi professionali vendono servizi, non prodotti. Per la maggior parte, questi servizi vengono erogati da persone: i professionisti in prima linea e il personale a svolgere tutto il back office.

L’infelicità dei dipendenti si riflette sul lavoro, che viene svolto più lentamente e con minore attenzione, in un effetto domino che si diffonde prima tra gli stakeholder interni e poi tra quelli esterni.

La gestione delle risorse umane all’interno di uno Studio professionale è, quindi cruciale.

È importante che il giusto rapporto sia impostato dall’inizio, da prima della pubblicazione dell’annuncio, passando per i colloqui, fino al primo giorno di lavoro, in cui la risorsa deve avere a disposizione tutti gli strumenti e gli accessi di cui ha bisogno, oltre alla corretta formazione da svolgersi nei giorni, settimane e mesi a seguire.

Anche la fase di uscita delle risorse deve essere gestita in modo corretto, con il giusto passaggio di consegne e la chiusura di caselle e-mail e accessi ai software.

Il rapporto con il cliente

La trasformazione in chiave digitale della relazione con cliente comporta che questi si aspetti informazioni più dettagliate e costanti.

Molte chiamate e molte e-mail possono essere evitate mettendo a disposizione dati e documenti in spazi virtuali condivisi, oppure anticipando le richieste con comunicazioni automatiche che avvisino della necessità di documenti, di presa in carico di un’elaborazione o di un prossimo contatto.

Lo studio dei processi interni e la creazione di una figura ad hoc permette di passare da una gestione reattiva del rapporto a una proattiva, che soddisfi le aspettative del cliente e non incida sul lavoro delle persone operative.

Caratteristiche delle figure orizzontali

Le attività sopra elencate, da intendersi quali esemplificative e non esaustive, esulano dalle competenze verticali della professione. Vengono tutte svolte all’interno degli Studi, ma in maniera disorganizzata e spesso in rincorsa, con aggravamento di costi e di rischi, tra cui l’aumento dell’esposizione creditizia, la perdita di dati, e la perdita di clienti.

Se le figure formate e in grado di lavorare all’interno degli Studi professionali sono sempre meno e sempre più rare, è importante ottimizzare il tempo in cui queste si dedicano al lavoro, sgravandole da attività “accessorie” che svolgono senza le giuste procedure, controvoglia e, spesso, in mancanza della necessaria competenza.

Le persone preposte alle attività orizzontali, però, devono essere dotate di alcune soft skill e caratteristiche.

Abilità con la tecnologia

La comunicazione asincrona passa dal computer, così come la gestione dei conti correnti bancari e il controllo delle procedure di compliance.

Una persona che non abbia familiarità con computer e affini difficilmente sarà in grado di svolgere compiti di questo tipo.

Indipendenza e intraprendenza

Per quanto dirette dal titolare di Studio, le persone che si occupano delle attività orizzontali sopra elencate devono essere in grado di proporre in autonomia modifiche e miglioramenti: delegare la gestione della privacy significa che la persona che se ne occupa deve mantenersi aggiornata e sapere come agire in caso di cambiamenti, incaricare del rapporto con il cliente significa che chi ne ha responsabilità deve tenere traccia delle lamentele o dei colli di bottiglia per trovare nuove soluzioni più funzionali.

Se le persone incaricate sono mere esecutrici si torna al punto in cui il titolare di Studio, che non ha tempo per le attività accessorie, se ne disinteressa e le lascia cadere nel dimenticatoio.

Visione integrata del lavoro

Le attività di gestione devono sempre partire da un approccio sistemico: le procedure dipendono dalla compliance quanto dalla conoscenza del lavoro da svolgere, la gestione del rapporto con il cliente deriva da competenze di comunicazione, il tutto permeato da norme di legge e da competenze trasversali.

Doti organizzative

Ciascuna delle attività elencate nell’articolo richiede la gestione efficace di attività e di risorse: una persona non in grado di organizzare il lavoro proprio e altrui, che non sa condividere, comunicare e inserire la propria attività in un contesto più ampio non è in grado di svolgere alcuna delle attività.

Come effettuare il calcolo dei carichi di lavoro

Come effettuare il calcolo dei carichi di lavoro

Il calcolo dei carichi di lavoro è un’attività complessa, che richiede più passaggi, ma che è indispensabile per evitare di distribuire il lavoro in iniquo e creare così malumori tra i collaboratori di Studio.

Mappatura dei clienti

La mappatura dei clienti è la prima attività da svolgere nel calcolo dei carichi di lavoro.

Molti Studi sono sprovvisti di un elenco clienti aggiornato e completo di tutte le informazioni necessarie alle varie fasi del lavoro: dati anagrafici, di contatto, tipo di attività da svolgere, esigenze particolari, risorsa interna responsabile.

Il file di mappatura dei clienti deve essere creato, dato in gestione alla persona che si occupa dell’onboarding dei clienti e messo a disposizione di tutti i collaboratori, affinché sia sempre possibile risalire al responsabile del cliente.

Mappatura delle necessità

Il file della mappatura permette anche di valutare le necessità, ordinarie e straordinarie, di tutti i clienti.

I commercialisti, nella mia esperienza, sono i professionisti che più spesso si trovano a dover lavorare sui carichi di lavoro dei collaboratori. Per loro è importante distinguere tra clienti di diverso tipo, ad esempio società o forfettari, con diversi adempimenti, come ordinari o semplificati, o frequenza, mensili e trimestrali, oltre a valutare se la contabilità sia interna o esterna, o richiedano adempimenti particolari, come la liquidazione dell’IMU.

Già un file Excel che disegni la mappa dei clienti, mettendo in luce le necessità aggregate dei clienti, mostra il carico di lavoro di Studio in determinati periodi dell’anno e/o su determinate attività.

Scansione temporale

Non tutte le attività hanno lo stesso peso ogni giorno dell’anno: alcune sono mensili, altre trimestrali, altre annuali.

Ogni attività va ripetuta per tante volte quante è necessario svolgerle in un anno, tenendo anche e soprattutto presente il periodo dell’anno in cui va svolta.

Tempo necessario

La corretta gestione del tempo, e delle attività svolte nel tempo a disposizione, permette di avere poi disponibilità di informazioni sul tempo effettivo necessario per lo svolgimento dei diversi task.

Una tale consapevolezza, da costruirsi nel corso di uno o due anni di attività, permette di prevedere l’anticipo necessario per il rispetto delle singole scadenze, di quotare il giusto forfait ad ogni cliente e di stimare con ragionevole certezza il carico derivante da ogni cliente o da ogni attività.

Consapevoli del fatto che le medesime attività possono richiedere pochissimo o tantissimo tempo a seconda del cliente, poter partire da una media è già un passo avanti verso la corretta distribuzione dei carichi di lavoro.

Matrice delle competenze

Così come ogni cliente ha necessità diverse, che siano ordinarie o straordinarie, ogni collaboratore ha competenze diverse.

A fronte del commercialista esperto, in grado di svolgere le mansioni più di concetto, vi è la giovane neodiplomata, in grado di portare a termine soltanto i compiti più semplici. Tra l’uno e l’altro estremo si pongono gli altri collaboratori, con esperienze, attitudini e formazione diversa.

Dopo la mappatura dei clienti e delle attività da svolgere per ogni cliente (o tipo di cliente) è il momento di fare i conti con le competenze disponibili in Studio: ci sono abbastanza persone in grado di svolgere l’attività? Tutte le esigenze sono coperte o è necessario fare ricorso a competenze di professionisti o collaboratori esterni? Quanto possono essere pagate queste figure interne? Conviene cercare una risorsa da assumere o ha senso mantenere collaborazioni più flessibili?

Aggiornamento costante

Naturalmente, seppure possa essere impostata all’inizio di ogni anno, la distribuzione dei carichi di lavoro è un’attività che va rivista costantemente, nel momento in cui si acquisisce o si perde un cliente, nel momento in cui entra o esce un collaboratore, o aumenta o riduce le ore di lavoro, e nel momento in cui si palesa una nuova opportunità in termini di servizi da offrire.

Anche gli stessi collaboratori e professionisti dovrebbero seguire un percorso di crescita professionale che li porti ad acquisire nuove competenze, le quali rendono disponibile una maggiore competenza, mentre il tempo può essere sempre fornito da personale nuovo e con meno esperienza.

Conclusioni

La distribuzione dei carichi di lavoro è un’attività che può essere svolta a sensazione, certo, o sulla scorta di lamentele o resistenze, ma un lavoro oggettivo ed efficiente non può prescindere dalla valutazione di cosa sia necessario fare e di chi sia in grado di farlo.

Cosa te ne fai del prospect?

Cosa te ne fai del prospect?

“Cosa te ne fai del prospect, una volta che hai mandato il preventivo?”. Questa potrebbe essere una domanda nuova per molti professionisti abituati a ricevere richieste di preventivi e a dimenticarsene una volta inviata la mail.

Eppure, la persona che si è avvicinata tanto da dedicare del tempo per inviare una richiesta di preventivo, informazioni o soltanto contatto è preziosa: da dove arriva? Cosa l’ha spinta a chiedere un preventivo? Perché l’ha rifiutato? Cosa potrebbe farle cambiare idea? E ancora: per una persona che ha chiesto informazioni, quante si sono fermate prima? A che punto si sono fermate?

Tutte queste sono domande che bisognerebbe porsi, se uno degli obiettivi perseguiti dallo Studio è l’aumento dei clienti.

Il prospect disperso

Una circostanza che si ripete spesso è dimenticare di aver ricevuto la richiesta di un preventivo. Capita a tutti di dimenticarsi, così come capita a tutti di essere dimenticati: quante volte ci innervosiamo perché l’idraulico, l’imbianchino o il serramentista non ci ha richiamati?

Se questo è un rischio che può concretizzarsi facilmente, allora vale la pena prendere provvedimenti per far sì che non si realizzi.

Dove arrivano le richieste di preventivo? Esiste una casella di posta dedicata? C’è un form di raccolta all’interno del sito?

A chi arrivano le richieste? A una persona che si occupa dello sviluppo commerciale? Al titolare dello Studio? Alla persona che legge la suddetta casella?

Dove vengono raccolte le richieste di preventivo? Lo Studio usa un CRM? Un foglio Excel?

Queste domande possono aiutare a tracciare la strada per non disperdere il prospect.

La gestione del prospect

Se il prospect non si perde nei meandri delle caselle e-mail dei messaggi dal sito o di uno scaricabarile di responsabilità, qualcuno prima o poi lo contatta.

Il contatto di un prospect può avvenire telefonicamente o via mail, per l’invio di un preventivo, per fissare un appuntamento di persona o per dare informazioni.

L’avvenuto contatto non è l’antidoto contro la dispersione, anzi, è il secondo momento in cui è più facile che il prospect si perda: riceve il preventivo, lo legge, decide che per qualche motivo non va bene, si distrae e poi difficilmente torna sui suoi passi.

Un preventivo inviato va gestito, cercando innanzitutto di creare una relazione personale.

Sì, quindi, alla mail se è un promemoria di quanto detto di persona, al telefono o durante un appuntamento, ma sì anche al preventivo inviato in automatico se è strutturato in modo da permettere il ricontatto telefonico o l’invio di comunicazioni successive.

La costruzione di una relazione personale permette di fare delle domande al prospect: perché ha deciso di mandare una richiesta? Come ha trovato il nome dello Studio? Come giudica il preventivo? Come valuta la velocità di risposta?

Le risposte a queste domande, se opportunamente registrate, consentono di rafforzare e ripetere comportamenti e meccanismi virtuosi e di eliminare, o quantomeno ridurre, quelli che, al contrario, allontanano il pubblico target.

E se fosse il prospect giusto nel momento sbagliato?

Una ricerca dell’Ehrenberg-Bass Institute ha dimostrato che le aziende cambiano i fornitori dei loro servizi B2B ogni 5 anni. Il che significa che ogni anno solo il 20% dei potenziali clienti è disponibile a cambiare fornitore, sia la banca, il commercialista o il gestore telefonico. E gli altri? Gli altri ci pensano, ma principalmente stanno a guardare.

Un prospect che ha deciso di non proseguire con l’acquisto del servizio dopo aver richiesto il preventivo, escluse le altre cause (indagine sui prezzi, curiosità, mancato allineamento tra budget e preventivo, ecc.), potrebbe semplicemente non essere pronto per cambiare.

Ma se il prospect ha smesso di essere lead e si è trasformato spontaneamente in contatto qualificato è perché è interessato al servizio… e proprio al servizio proposto dallo Studio, non da quello di altri colleghi (o concorrenti, a seconda dei punti di vista).

Come mantenere vivo l’interesse del prospect ed evitare, di nuovo, che si perda?

Le circolari e le newsletter inviate dalla maggior parte degli Studi sono un modo per restare in contatto con il prospect. Chiedere al prospect, finché è “caldo” (giuro, è gergo tecnico), l’autorizzazione ad inserirlo nella mailing list potrebbe rivelarsi una mossa vincente sul medio/lungo periodo. Per gli Studi che hanno un piano di comunicazione sui social, l’invito ad iscriversi ai diversi canali ha lo stesso effetto delle newsletter e circolari, magari con una comunicazione con un taglio più friendly e una maggiore frequenza. Vengono organizzati eventi di Studio, come convegni o aperitivi di networking? Invitare i prospect a queste occasioni è un altro modo per mantenere viva la relazione con il prospect ed evitare di finire nel dimenticatoio. Il suo, stavolta.

UNI 11871:2022 – Il sistema di qualità anche per gli studi professionali

UNI 11871:2022 – Il sistema di qualità anche per gli studi professionali

Il sistema di qualità per le aziende esiste da anni, norme e standard per la gestione di numerose realtà sono state nel tempo create, aggiornate, implementate.

Nel 2017, UNI e ASLA (Associazione Studi Legali Associati) avevano dato vita ad una prassi, la UNI/PdR 33:2017, basata in larga parte sulla UNI EN ISO 9001, per fornire agli studi legali una guida per la gestione organizzata della propria attività.

Lo standard UNI 11871, in larga parte figlio della citata prassi del 2017, codifica la qualità degli studi professionali, di avvocati e di commercialisti, valorizzandone le peculiarità.

Programmazione e svolgimento delle attività

Uno Studio organizzato si vede dal principio: dal primo passo del cliente all’interno degli uffici, fino alla fatturazione delle attività, tutto può essere organizzato al meglio.

In uno Studio organizzato, uno Studio di qualità, il nuovo cliente viene accolto con la sottoscrizione di un mandato e dei relativi documenti collegati alla compliance ed è reso edotto di un tariffario chiaro e concordato.

Lo svolgimento delle attività quotidiane è affidato a risorse, interne o esterne, con la giusta expertise e in tempo utile affinché il lavoro venga svolto entro la scadenza e senza inutili pressioni.

Ogni attività viene poi fatturata regolarmente, e il cliente è al corrente di tutti i passaggi e di tutte le attività svolte in suo conto.

Orientamento ai clienti

Il cliente è il motivo stesso per cui uno studio esiste: più il cliente sente di essere seguito, più resta fedele al proprio professionista, che diventa non solo esecutore di adempimenti, legali o fiscali, ma consulente di fiducia.

La comunicazione con il cliente è trattata all’interno della norma sia in relazione allo stato di avanzamento delle pratiche, sia in relazione alle informazioni messe a disposizione dei clienti o delle persone che in qualche modo entrano in contatto con lo Studio, tramite il sito web, le newsletter e la presenza sui social.

Gestione dei rischi

La gestione dei rischi, normata con la UNI ISO 31000, è richiamata espressamente nella norma per la qualità degli studi professionali per dare ai professionisti uno strumento per identificare i rischi e valutare le buone pratiche per la loro prevenzione.

L’intera norma è a sostegno della prevenzione dei rischi, di qualsiasi natura ed entità siano: rischio di non rispettare una scadenza, rischio di non raggiungere gli obiettivi, rischio di violazione del dettato di una norma: conoscerli e identificare le buone norme per evitarli aiuta lo studio nel perseguimento del miglioramento continuo.

Sostenibilità

La sostenibilità, con la UNI 11871:2022, entra negli studi professionali; per quanto si sia spesso portati a pensare che riguardi “solo” l’ambiente, la sostenibilità è un concetto che comprende e abbraccia tutta la vita, e quindi anche quella all’interno degli studi professionali.

La governance e la gestione sono espressione della cosiddetta sostenibilità economica, il rispetto dei soci, collaboratori, dipendenti, praticanti, clienti e di tutte le persone che hanno a che fare con lo Studio rappresenta la sostenibilità sociale, mentre la sostenibilità ambientale è costituita da tutte le pratiche di attenzione all’ambiente che sempre più, e soprattutto in questo periodo, vengono incoraggiate.

Strumenti di lavoro

I computer e i vari dispositivi digitali sono diventati gli strumenti di lavoro principali e insostituibili all’interno degli studi professionali.

Con computer, tablet e smartphone si scrivono atti, si emettono fatture, si inviano e ricevono pagamenti.

Uno Studio non al passo con la tecnologia è uno Studio non al passo con i tempi, nel senso che non riesce a fornire prestazioni con la velocità necessaria, men che meno fornendo informazioni e aggiornamenti al proprio cliente.

L’adozione dello standard UNI 11871:2022

Per ottenere la certificazione UNI 11871:2022 è necessario in primis organizzare il lavoro secondo la norma, che detta principi e non regole cogenti. Una consulenza in merito, fornita da un soggetto qualificato e formato, può sicuramente essere d’aiuto.

La certificazione di qualità arriva in un momento successivo, a seguito di audit di un ente certificatore, che verifica la concreta applicazione dei principi dello standard.

Salvo per l’accesso a bandi e altri casi nei quali la certificazione sia condizione imprescindibile, il “bollino di qualità” non è obbligatorio per lavorare bene. L’adozione dello standard di gestione degli studi professionali, infatti, anche in assenza della certificazione, dà vantaggi percepibili da tutti gli stakeholder di studio, siano interni o esterni: gli uni sono maggiormente valorizzati e seguiti nel loro percorso di crescita, gli altri sono ascoltati e serviti con nuovi e più elevati livelli di qualità.

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Come combattere l’ansia per le troppe cose da fare

Come combattere l’ansia per le troppe cose da fare

Il modo per combattere l’ansia per le troppe cose da fare cambia da persona a persona, così come da persona a persona cambia la percezione della mole di cose da fare: c’è chi si fa prendere dal panico, chi procrastina, chi si disinteressa totalmente.

I momenti critici

Settembre è per molti professionisti un momento di sovraccarico. Ci sono progetti da fare, come se fosse una specie di inizio anno, ma visto che in realtà si va verso la fine bisogna guardare negli occhi gli obiettivi da raggiungere e siccome si è lasciato tutto sotto naftalina a metà anno bisogna anche fare i conti con tutti quelli a cui si è detto “ne parliamo a settembre”.

L’ansia per le troppe cose da fare può cogliere anche in altri momenti: prima del weekend, prima di partire per le vacanze, in prossimità di una scadenza importante.

La soluzione

La miglior medicina per l’ansia per le troppe cose da fare è la dopamina: “l’ormone della ricompensa”, la chiamano alcuni, mentre a me piace ricordarmi che è il motivo per cui quando faccio una cosa dopo sto meglio (da lì dopa-mina).

La dopamina è un ormone che viene rilasciato a seguito di diverse attività, tra cui fare sport, ascoltare musica e mangiare buon cibo, ed ha un ruolo importante su aspetti quali la motivazione, l’apprendimento, e l’umore.

Lungi da me addentrarmi in discorsi scientifici, che non rientrano (per ora, mai dire mai) tra le mie competenze, è abbastanza facile per ciascuno pensare alla sensazione di soddisfazione dopo aver terminato un allenamento del proprio sport preferito, al buonumore legato ad una canzone della propria gioventù o all’appagamento nell’addentare un cibo preparato con cura e attenzione.

Perché non replicare le stesse sensazioni positive anche nella quotidianità?

Occhi sull’obiettivo

La strada per arrivare all’obiettivo può essere ogni volta diversa, così come diverso può essere l’obiettivo stesso.

Un periodo di dichiarazioni per un commercialista ha come obiettivo terminarle tutte prima della scadenza, e può variare nel modulo da compilare, nei documenti necessari o nel numero di dichiarazioni da inviare.

Il rientro dalle ferie estive per un freelance ha come obiettivo riprendere il lavoro a pieno regime e iniziare i progetti definiti prima delle vacanze oppure trovare nuovi clienti e nuovi incarichi, spesso senza sapere esattamente cosa fare e con il rischio di fare troppo.

Lo svolgimento di un nuovo incarico per la prima volta può sopraffare un professionista che, pur avendo chiaro l’oggetto dell’incarico, non padroneggia ancora le competenze e il metodo di lavoro per svolgere la mansione.

Per fare le cose senza ansia è necessario mettere e mantenere gli occhi sull’obiettivo, ma come si fa se questo obiettivo è sempre diverso e spesso non è definito?

Dal generale al particolare

Scrivere un libro è una grande impresa, ma scrivere 5 pagine al giorno è quasi come bere un bicchier d’acqua. Partendo da questo presupposto, è facile capire come, se si guarda la cosa da fare da lontano, nella sua interezza, possa sembrare più grande e impegnativa di quello che potrebbe sembrare se la si guardasse da vicino, facendo caso alle piccole pennellate che compongono il quadro.

Ogni azione, da quelle quotidiane a quelle importanti, è fatta di piccoli passaggi: è così per la guida dell’automobile, è così per il conseguimento di una laurea, è così per la costruzione di una navicella spaziale.

Avere a mente i singoli passaggi per compiere l’azione da svolgere permette di smontare il mostro e di rendersi conto che è solo un peluche fatto di tessuto, imbottitura e bottoni.

Fuor di metafora, un elenco delle attività da svolgere è indubbiamente utile, purché sia fatto con attenzione e scendendo nel dettaglio: per ogni “atto di compravendita signor Rossi” ci deve essere l’elenco delle attività da svolgere per l’istruttoria e per il post stipula, la lista dei documenti necessari e un’indicazione temporale di quando saranno necessari, oltre al tempo verosimilmente occorrente per svolgere le attività.

Lo stesso procedimento è percorribile per ogni lavoro, per ogni giorno: più si è in grado di scendere nel dettaglio, più si mettono in fila le cose da fare, più è facile stimare il tempo necessario per svolgerle.

First things first

Le to-do list sono da molti osteggiate, e a ragione: una to-do list redatta senza metodo non porta da nessuna parte, se non verso l’ansia.

Ogni to-do list dovrebbe avere un criterio: potrebbe essere di priorità, potrebbe essere di velocità di esecuzione, potrebbe essere urgenza.

A meno che non siano create per essere condivise, le liste sono qualcosa di molto personale e che evolve nel tempo. Quale che sia il metodo di gestione del tempo prescelto, è più che normale partire in un modo e finire in un altro: disegnare uno schema che col tempo sparisce, inserire una codifica a colori che si smette di fare, iniziare con liste quotidiane e poi passare alla lista settimanale.

Scegliere un metodo e aderirvi religiosamente per un periodo più o meno lungo è indubbiamente utile, come può esserlo provare diversi metodi di gestione del tempo e vedere quale sia il più adatto alle proprie esigenze, o a quelle del momento, ma c’è speranza: dopo un po’ diventa facile vedere sul foglio (o sullo schermo) ciò che non si scrive più, come le categorizzazioni, le durate o le priorità, e il metodo diventa più naturale e personale.

Concediti una ricompensa

Quello che non dicono delle to-do list, ma che sanno coloro che le fanno, inclusa la sottoscritta, è che spuntare le cose fatte dà soddisfazione: favorisce il rilascio della dopamina.

Per quanto possa essere salutare concedersi una ricompensa, come una pausa, dopo aver portato a termine le attività da svolgere, imparare a stimare quali e quante cose siano fattibili in un determinato lasso di tempo, svolgerle e poi depennarle dall’elenco è un piacere che conosce solo chi fa e completa le to-do list, chi sa guardare un quadro, vedere le piccole pennellate e apprezzarle tutte e ciascuna, nel giusto ordine.

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